Sporządzamy normatywy niezbędne do prawidłowego obiegu dokumentów w firmie, usprawniające zarówno prace kancelaryjne jak i archiwalne, będące niezbędnymi do funkcjonowania archiwum zakładowego.
Zamów normatywyNormatywy kancelaryjno-archiwalne to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących sposób postępowania z dokumentacją w organizacji. Pomagają one w prawidłowej klasyfikacji dokumentów firmy, określają procedury obiegu dokumentów oraz zasady ich przechowywania i archiwizacji. Bez nich archiwum zakładowe nie może funkcjonować zgodnie z przepisami prawa.
Przygotowujemy kompletną dokumentację normatywną dostosowaną do specyfiki Twojej organizacji
Instrukcja archiwalna to podstawowy dokument normatywny, który określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego firmy. Jest niezbędna dla każdej organizacji prowadzącej archiwum zakładowe.
Instrukcja archiwalna jest obowiązkowa dla wszystkich podmiotów objętych ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – organów państwowych, samorządowych, spółek Skarbu Państwa oraz wielu innych organizacji.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. Funkcjonuje niezależnie od struktury organizacyjnej firmy i stanowi podstawę prawidłowego zarządzania dokumentacją.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, zapobiega chaosowi w archiwum, ułatwia brakowanie przeterminowanej dokumentacji oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa.
Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie z dokumentacją od momentu jej wpływu lub powstania do przekazania do archiwum zakładowego.
System bezdziennikowy – rejestracja spraw w spisach spraw, bez centralnego dziennika korespondencji. Zalecany przez Archiwum Państwowe.
System dziennikowy – centralna rejestracja wszystkich pism w dzienniku korespondencji.
System mieszany – połączenie obu metod.
Ponad 22 lata praktyki w tworzeniu normatywów dla firm różnych branż
Każdy normatyw dostosowujemy do specyfiki Twojej organizacji
Stała współpraca z Archiwum Państwowym zapewnia zgodność z przepisami
Przeszkolimy Twój zespół z wdrożenia i stosowania normatywów
Aktualizujemy normatywy przy zmianach przepisów prawa
Stałe wsparcie i konsultacje po wdrożeniu normatywów
Sprawna realizacja zleceń, dostosowana do Twoich terminów
Gwarantujemy akceptację normatywów przez Archiwum Państwowe
Normatywy kancelaryjno-archiwalne są obowiązkowe dla wielu podmiotów
Urzędy, ministerstwa, agencje rządowe, jednostki samorządu terytorialnego – wszystkie muszą posiadać instrukcję archiwalną i JRWA zatwierdzone przez Archiwum Państwowe.
Przedsiębiorstwa państwowe, spółki z udziałem Skarbu Państwa oraz spółki z udziałem jednostek samorządu terytorialnego.
Fundacje, stowarzyszenia o znaczeniu ogólnopolskim, partie polityczne, związki zawodowe i organizacje pracodawców.
Szpitale, przychodnie, laboratoria – zobowiązane do prowadzenia dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami.
Szkoły, uczelnie, przedszkola, ośrodki szkoleniowe – dokumentacja uczniów i studentów wymaga szczególnej ochrony.
Firmy prywatne, które chcą uporządkować dokumentację i usprawnić jej obieg – normatywy to najlepsza praktyka.
Proces tworzenia normatywów krok po kroku
Poznajemy strukturę organizacji, rodzaje dokumentów i obecne procedury
Opracowujemy projekt normatywów dostosowany do specyfiki firmy
Uzgadniamy treść z klientem i Archiwum Państwowym (jeśli wymagane)
Przekazujemy gotowe dokumenty i szkolimy zespół z ich stosowania
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164) – podstawa prawna funkcjonowania archiwów zakładowych.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Rozporządzenie określające zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji dla organów samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego 2016/679 (RODO) – normatywy muszą uwzględniać zasady ochrony danych osobowych.
Skontaktuj się z nami – przygotujemy instrukcję archiwalną, JRWA i instrukcję kancelaryjną dostosowane do Twojej organizacji