Dokumentacja papierowa i elektroniczna

Outsourcing archiwum

Nie jest łatwo poradzić sobie z archiwizacją i przechowywaniem zasobów aktowych podmiotom wytwarzającym dokumentację osobową, płacową, księgową i inną. Dlatego nasza spółka proponuje rozwiązania outsourcingowe.

Warunki przechowywania

Archiwa naszej spółki przechowują dokumentację aktową w warunkach najwyższej klasy:

• Klimatyzowane pomieszczenia – optymalna temperatura i wilgotność
• Specjalistyczny system ułożenia dokumentów – szybki dostęp i porządek
• Najwyższej klasy zabezpieczenia antywłamaniowe
• Zabezpieczenia przeciwpożarowe – zgodne z normami
• Całodobowy dozór – pełna ochrona 24/7

Opcje współpracy

• Przejęcie dokumentacji do archiwum Arch-Data – pełna obsługa
• Wykorzystanie powierzchni Klienta – obsługa na miejscu
• Przejęcie pracowników archiwum – pakiet oszczędności kosztowych

Archiwizacja dokumentów papierowych

Uzyskiwanie dokumentów przez klientów instytucjonalnych

Firma powierzająca dokumentację na przechowanie otrzymuje żądany dokument z powierzonego zbioru, na nośniku papierowym, niezwłocznie po otrzymaniu przez nas stosownego zapotrzebowania faksem lub e-mailem.

Czas realizacji zlecenia

Czas realizacji zlecenia zależy od wielkości zbioru i dostosowany jest do potrzeb Klienta. Na życzenie nasze zlecenia wykonujemy również ekspresowo.

Procedura zniszczenia akt przeterminowanych

• Akta przeterminowane są niszczone na podstawie zgody udzielonej przez właściwy oddział Archiwum Państwowego
• Niszczenie odbywa się bezpłatnie w zakładach papierniczych bezpośrednio po dostarczeniu przez Arch-Data
• Na życzenie dostarczamy potwierdzenie zniszczenia wystawione przez zakład papierniczy
• Wydajemy certyfikat zniszczenia akt

Skanowanie i indeksowanie dokumentów

Usługowe przetwarzanie dokumentów obejmuje wiele etapów, z których najważniejsze to:

1. Przygotowanie dokumentów do skanowania

Najwyższą wydajność skanowania uzyskać można poprzez wykorzystanie skanerów przemysłowych wyposażonych w automatyczne podajniki (ADF). Przygotowanie polega na:

• Wyjęciu dokumentów z segregatorów, koszulek, skoroszytów
• Usunięciu zszywek lub spinaczy
• Usunięciu zagniotów
• Poukładaniu dokumentów w określonej sekwencji
• Opcjonalnym przedzieleniu separatorami (grupowanie wielu stron w jeden dokument)

2. Skanowanie dokumentów

W zależności od charakterystyki dokumentów dobieramy odpowiednie urządzenia. Stosujemy wysoko-wydajne skanery przemysłowe. Dokumenty mogą być skanowane w trybie:

• Jednostronnym (simplex) – skanowanie jednej strony
• Dwustronnym (duplex) – skanowanie obu stron podczas jednego przejścia

3. Rozpoznawanie treści dokumentu

Aby łatwiej identyfikować dokumenty i usprawnić proces indeksowania, stosujemy mechanizmy:

• OCR – rozpoznawanie pisma drukowanego
• ICR – rozpoznawanie pisma ręcznego, blokowego
• Identyfikacja kodów kreskowych

4. Indeksowanie

Skanowane dokumenty muszą zostać w odpowiedni sposób zidentyfikowane i opisane. Indeksowanie przeprowadzamy:

• Automatycznie – korzystając z zewnętrznej bazy danych
• Ręcznie – operator wprowadza opisy na podstawie obrazu dokumentu
• Metodą mieszaną – połączenie metody automatycznej i ręcznej (najczęstsze)

5. Zapis i dostarczenie

Dokumenty zeskanowane i poindeksowane zostają zapisane na wybranym nośniku (najczęściej płyta CD/DVD lub dysk). Dołączamy wyspecjalizowany program, który udostępnia dokumenty bezpośrednio po włożeniu nośnika do napędu.

6. Wyszukiwarka

Dokumenty zapisujemy w wersji programowej z zainstalowaną wyszukiwarką według ustalonego z Klientem klucza.